Politique de confidentialité et gestion des témoins

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez ProxiWeb est :

Toute question, demande d'accès, demande de rectification ou plainte concernant vos renseignements personnels peut être transmise à cette personne.

2. Renseignements personnels recueillis

2.1 Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou de demande de soumission, communiquez avec nous ou retenez nos services, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• votre nom;
• le nom de votre entreprise;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone;
• les renseignements concernant votre projet, vos besoins ou votre entreprise;
• les documents, images ou autres renseignements que vous choisissez de nous transmettre;
• les renseignements nécessaires à la préparation d'une soumission, à la prestation de nos services ou à la gestion de la relation client.

Nous vous demandons de ne pas transmettre de renseignements personnels sensibles qui ne sont pas nécessaires au traitement de votre demande.

2.2 Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous visitez notre site, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement par notre hébergeur, nos outils de sécurité, notre gestionnaire de témoins ou, avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, par nos outils d'analyse et de publicité.

Ces renseignements peuvent notamment comprendre :

• votre adresse IP ou des renseignements dérivés de celle-ci;
• votre emplacement géographique approximatif;
• le type d'appareil utilisé;
• le système d'exploitation;
• le type et la version du navigateur;
• la résolution de l'écran;
• les pages consultées;
• la date, l'heure et la durée approximative de la visite;
• les liens ou boutons utilisés;
• le site ou la publicité ayant mené à notre site;
• des identifiants pseudonymes associés à des témoins;
• certaines actions effectuées sur le site, comme l'envoi d'un formulaire ou le clic sur un bouton de communication.

Ces renseignements ne nous permettent pas nécessairement de vous identifier directement, mais ils peuvent être considérés comme des renseignements personnels lorsqu'ils permettent de vous distinguer ou de vous identifier indirectement.

3. Moyens de collecte

Vos renseignements peuvent être recueillis au moyen :

• de nos formulaires de contact et de demande de soumission;
• de communications par courriel, téléphone ou messagerie;
• de documents ou de renseignements que vous nous transmettez;
• de témoins de connexion et technologies similaires;
• de Google Analytics;
• du pixel Meta, anciennement appelé pixel Facebook;
• des journaux techniques de notre hébergeur et de nos systèmes de sécurité;
• de nos fournisseurs de services technologiques.

4. Utilisation des renseignements

Nous pouvons utiliser les renseignements recueillis afin de :

• répondre à vos questions et demandes;
• préparer et vous transmettre une soumission personnalisée;
• communiquer avec vous concernant votre projet;
• fournir, gérer et améliorer nos services;
• administrer notre relation avec nos clients;
• assurer le fonctionnement, la sécurité et la performance de notre site;
• comprendre comment les visiteurs utilisent notre site;
• mesurer l'efficacité de nos pages, de nos campagnes et de nos publicités;
• produire des statistiques et des rapports d'utilisation;
• créer ou mesurer des audiences publicitaires, lorsque vous y avez consenti;
• prévenir les abus, les fraudes et les incidents de sécurité;
• respecter nos obligations légales, fiscales, comptables ou contractuelles.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins incompatibles avec celles décrites dans la présente politique sans obtenir un nouveau consentement lorsque celui-ci est requis.

5. Témoins et technologies similaires

Un témoin, aussi appelé « cookie », est un petit fichier enregistré sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web.

Notre site peut utiliser différentes catégories de témoins et de technologies similaires.

5.1 Témoins strictement nécessaires

Ces témoins sont nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à l'affichage du site. Ils peuvent notamment servir à :

• mémoriser vos préférences en matière de confidentialité;
• assurer la sécurité du site;
• prévenir les abus;
• permettre le fonctionnement de certaines fonctionnalités essentielles.

Ces témoins ne servent pas à créer un profil publicitaire.

5.2 Témoins analytiques — Google Analytics

ProxiWeb peut utiliser Google Analytics afin de comprendre comment les visiteurs utilisent son site et d'améliorer son contenu, sa navigation et sa performance.

Google Analytics peut notamment traiter :

• les pages consultées;
• la durée et le déroulement approximatif des visites;
• les interactions avec le site;
• la provenance de la visite;
• le type d'appareil, de navigateur et de système d'exploitation;
• l'emplacement géographique approximatif;
• un identifiant aléatoire ou pseudonyme associé à un témoin;
• l'adresse IP au moment de la transmission, notamment afin d'obtenir des données géographiques approximatives et de protéger le service.

Selon Google, Google Analytics 4 utilise l'adresse IP lors de la collecte, mais ne l'enregistre pas et ne la conserve pas dans les données Analytics.

Les renseignements recueillis servent principalement à produire des statistiques et des rapports sur l'utilisation du site. Ils peuvent également servir à mesurer des conversions ou l'efficacité de campagnes lorsque les fonctionnalités concernées sont activées.

Google Analytics n'est activé qu'après l'obtention de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

5.3 Témoins publicitaires — pixel Meta

ProxiWeb peut utiliser le pixel Meta, anciennement appelé pixel Facebook, afin de :

• mesurer les actions effectuées après la consultation d'une publicité;
• évaluer l'efficacité des campagnes publicitaires;
• comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site;
• créer des audiences publicitaires;
• présenter ou mesurer des publicités susceptibles d'être plus pertinentes.

Lorsque le pixel Meta est activé, Meta peut recevoir certains renseignements techniques et certaines données concernant votre navigation, notamment :

• les pages consultées;
• les boutons ou liens utilisés;
• certaines actions réalisées sur le site;
• la date et l'heure de ces actions;
• le navigateur et l'appareil utilisés;
• l'adresse IP;
• des identifiants associés à des témoins Meta;
• la publicité ou la source ayant mené à notre site.

Ces renseignements peuvent être associés par Meta à votre compte Facebook ou Instagram, lorsque les conditions permettant cette association sont réunies. Meta traite également ces renseignements conformément à ses propres politiques et paramètres de confidentialité.

Le pixel Meta n'est activé qu'après l'obtention de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

5.4 Gestion de votre consentement

Lors de votre première visite, un outil de gestion des témoins vous permet d'accepter ou de refuser les témoins analytiques et publicitaires.

Le refus de ces témoins ne doit pas vous empêcher d'accéder aux fonctions principales du site.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement en tout temps en utilisant le lien « Gérer mes témoins » ou « Préférences de confidentialité » disponible sur le site.

Le retrait de votre consentement n'affecte pas la validité des traitements effectués avant son retrait.

Vous pouvez également supprimer les témoins enregistrés sur votre appareil à partir des paramètres de votre navigateur. Le blocage de tous les témoins peut toutefois nuire au fonctionnement de certaines parties du site.

6. Communication à des tiers

ProxiWeb ne vend ni ne loue vos renseignements personnels.

Nous pouvons toutefois communiquer certains renseignements à des fournisseurs qui nous aident à exploiter notre entreprise et notre site, uniquement lorsque cette communication est nécessaire à la prestation de leurs services.

Ces fournisseurs peuvent notamment comprendre :

• notre fournisseur d'hébergement Web;
• nos fournisseurs de noms de domaine, de sécurité et d'infrastructure;
• notre fournisseur de courriel;
• notre système de formulaires ou de gestion des demandes;
• nos outils de gestion de la relation client;
• Google, dans le cadre de Google Analytics;
• Meta Platforms, dans le cadre du pixel Meta;
• nos fournisseurs professionnels, notamment nos comptables, conseillers juridiques ou fournisseurs informatiques;
• les autorités publiques lorsque la loi l'exige ou l'autorise.

Ces fournisseurs ne sont autorisés à traiter les renseignements que conformément à leurs mandats, à leurs obligations contractuelles et aux lois applicables. Google et Meta peuvent également traiter certains renseignements pour leurs propres fins, conformément à leurs conditions, politiques et paramètres respectifs.

7. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs technologiques, notamment Google, Meta ou certains services d'hébergement et de communication, peuvent traiter ou conserver des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada.

Dans ces circonstances, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités ou conservés et être accessibles aux autorités de ce territoire lorsque la loi le permet.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec, ProxiWeb prend les mesures raisonnables appropriées compte tenu de la nature des renseignements et des services concernés.

8. Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, fiscales, comptables ou contractuelles applicables.

De manière générale :

• les demandes de renseignements et de soumission qui ne deviennent pas des projets peuvent être conservées pendant un maximum de trois ans suivant notre dernière communication;
• les renseignements relatifs aux clients et aux projets peuvent être conservés pendant la relation commerciale et par la suite pendant la durée nécessaire au respect de nos obligations légales, contractuelles et fiscales;
• les renseignements liés aux préférences de témoins sont conservés pendant la durée configurée dans notre gestionnaire de consentement;
• les données détaillées liées aux utilisateurs et aux événements dans Google Analytics peuvent être conservées pendant une période maximale de 14 mois, selon la configuration utilisée;
• certaines statistiques agrégées ou anonymisées peuvent être conservées plus longtemps lorsqu'elles ne permettent plus raisonnablement d'identifier une personne.

Les renseignements traités directement par Google ou Meta sont également soumis aux périodes de conservation déterminées par ces fournisseurs.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous prenons des mesures raisonnables pour les supprimer, les détruire de façon sécuritaire ou les anonymiser conformément aux lois applicables.

9. Protection des renseignements

ProxiWeb met en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre :

• la perte;
• le vol;
• l'accès non autorisé;
• l'utilisation non autorisée;
• la communication non autorisée;
• la modification;
• la destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre la limitation des accès, l'utilisation de mots de passe, l'authentification, le chiffrement des communications lorsque disponible, la mise à jour des systèmes et le recours à des fournisseurs reconnus.

Cependant, aucun système informatique ni aucune transmission par Internet ne peut être garanti comme étant entièrement sécuritaire.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par les lois applicables, vous pouvez demander :

• de savoir si nous détenons des renseignements personnels vous concernant;
• d'accéder à ces renseignements;
• d'obtenir une copie de ces renseignements;
• de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• de retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications;
• de demander la suppression de renseignements dont la conservation n'est plus nécessaire ou autorisée;
• de recevoir, lorsque le droit s'applique, certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• de déposer une plainte concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels.

Une demande doit être transmise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse admin@proxiweb.ca.

Nous pouvons demander des renseignements permettant de vérifier votre identité avant de traiter votre demande. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi.

Le retrait d'un consentement peut limiter notre capacité à vous fournir certains services lorsque les renseignements concernés sont nécessaires à leur prestation.

11. Renseignements concernant les mineurs

Notre site et nos services s'adressent principalement aux entreprises et aux personnes adultes.

Nous ne cherchons pas intentionnellement à recueillir des renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans sans le consentement d'un parent ou d'un titulaire de l'autorité parentale, lorsque ce consentement est requis.

12. Sites et services de tiers

Notre site peut contenir des liens menant vers des sites ou des services exploités par des tiers.

ProxiWeb n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers. Nous vous recommandons de consulter leur politique de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements personnels.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de tenir compte de changements apportés :

• à nos services;
• à notre site;
• aux technologies que nous utilisons;
• à nos pratiques de traitement des renseignements;
• aux exigences légales ou réglementaires.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique. Lorsque les modifications sont importantes, un avis approprié peut être affiché sur notre site.

14. Nous joindre

Pour toute question, demande ou plainte concernant la présente politique ou la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :